Cosa sono gli eventi virtuali?

Il 2020 è stato l’anno dell’evoluzione in ambito di eventi, conferenze, concerti e live communication. Il distanziamento sociale, le restrizioni e la naturale evoluzione del settore hanno permesso di sviluppare un nuovo concetto di evento interamente virtuale, che si sviluppa appunto attraverso il web offrendo innumerevoli vantaggi.

Ma cosa si intende per evento virtuale? Anzitutto un evento è un momento di aggregazione, un congresso, una fiera o una manifestazione il cui obiettivo può essere di tipo socio-culturale, promozionale oppure commerciale. L’evento virtuale è una vera esperienza immersiva sviluppata attraverso una particolare tecnologia adatta alle esigenze di organizzatori, relatori, partecipanti, espositori e sponsor, che abbatte ogni limite spazio-temporale. Un evento virtuale differisce da un evento “standard” nel luogo e nella tipologia di scambio che da fisico si converte appunto in virtuale e avviene attraverso l’utilizzo di avatar e di particolari supporti come, ad esempio, i visori 3D.

La creazione di ambienti 3D consente, per esempio, una visione realistica di una fiera di settore attraverso interazioni e tridimensionalità. Gli utenti possono così, anziché scambiare commenti come nel contesto di un webinar, ottenere o dare biglietti da visita e muoversi nello spazio virtuale come se fosse reale, come un congresso o presso una fiera, dal vivo.

Cosa sono gli eventi digitali?

Un evento digitale coinvolge, intrattiene e permette di interagire anche a distanza. Consente di riunire più persone in uno spazio virtuale attraverso il supporto di una tecnologia specifica caratterizzata da una molteplici opzioni di personalizzazione. La caratteristica che contraddistingue un evento di questo tipo sono le particolari funzioni interattive che consentono di compiere e svolgere azioni con altri utenti, in tempo reale, e che costituiscono l’interfaccia. Sono diverse le tipologie di eventi digitali in grado di soddisfare molteplici esigenze aziendali: convention, webinar, eventi phygtal e molto altro ancora. Si tratta di molteplici opzioni che consentono lo sviluppo di un evento digitale calibrato su bisogni e caratteristiche specifiche.

Si tratta quindi di eventi che arricchiscono l’esperienza di navigazione accorciando la distanza e le differenze rispetto eventi reali. Come gli eventi virtuali, anche quelli digitali sono classificati come online, non hanno limiti di partecipanti e riducono i costi di trasporto, organizzazione e location e consentono di ritagliare spazi per interviste, attività di gruppo o di implementare funzioni per esempio, di gaming. Un’occasione per i partecipanti di fare networking , intervenire durante l’evento e scambiare contatti e idee in modo rapido ed efficace.

Come organizzare un evento digitale

Organizzare un evento digitale è un’operazione che richiede precisione e grande impegno, studio di settore e competenza. I fattori da tenere in considerazione sono diversi, e più precisamente:

1. l’audience;
2. il contenuto o l’argomento da trattare;
3. la giusta piattaforma per eventi digitali;
4. la promozione dell’evento.

Occorre anzitutto scegliere un target, definendo gli obiettivi e risultati che si vogliono conseguire attraverso l’evento. E’ necessario stabilire un argomento da trattare, che riguardi qualcosa di interessante e ben strutturato, ma soprattutto in target con il pubblico. Stabiliti questi punti è fondamentale scegliere la piattaforma che ospiterà l’evento. A fine evento saranno disponibili i dati di partecipazione e interazioni utili a capire sia i punti di forza che quelli con margine di miglioramento.

Vantaggi di un evento online

Sono diversi i vantaggi che offre l’organizzazione di un evento online e si possono così riassumere:

1. consentono a persone fisicamente distanti di incontrarsi, aggiornarsi e approfittare di grandi opportunità, abbattendo distanze, costi e tempi;
2. non necessitano di trasporti, catering, accoglienza e altri supporti consentendo in questo modo un notevole risparmio economico all’organizzatore;
3. la durata di un evento virtuale è inferiore rispetto a quella di un evento reale. I tempi sono più fluidi e ciò rappresenta un grande vantaggio;
4. gli eventi digitali hanno un’anima decisamente green: risparmiando su carta (per promozione, brochure, e materiale informativo), plastica ( catering) ed evitando il trasporto fisico dei partecipanti si riduce l’impatto ambientale.

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Quali eventi possiamo organizzare online?

Gli eventi online sono un vero e proprio trend e permettono di sviluppare qualsiasi idea e concetto di meeting, incontro o fiera. Sono 4 le tipologie di eventi online:

• Webinar: un evento di natura educativa che può includere formazioni interne o esterne e consente di riunire utenti anche provenienti da parti diverse del mondo allo scopo di ascoltare un contenuto di interesse comune presentato da uno o più oratori. Può essere a pagamento oppure offerto dall’azienda organizzatrice e la durata varia dai 45 agli 80 minuti. Permette infine agli utenti di interagire attraverso domande e risposte e di proporre video pre-registrati.
• Eventi ibridi interni: eventi aziendali, corsi di formazione, riunione di reparto, inaugurazioni sono utili nella condivisione di un messaggio all’interno dell’azienda oppure attività di team building.
• Eventi ibridi esterni: indirizzati a chi è esterno all’azienda, possono essere conferenze di settore caratterizzate da video da mostrare ai partecipanti offrendo le medesime possibilità di networking offerte da un evento in presenza.
• Conferenze virtuali: costruite intorno a discorsi di apertura, sessione e pause, permettono ai partecipanti di interagire in tempo reale.

Ambienti virtuali 3D

Gli ambienti virtuali 3D sono spazi simulati e gestiti da e attraverso computer, con cui l’utente ha la possibilità di interagire attraverso particolari interfacce che permettono di offrire un’esperienza immersiva e di mostrare scenari e prodotti, anche futuristici.

Eventi live streaming

La diretta streaming eventi online permette di riprodurre in tempo reale oppure attraverso una registrazione un evento. Gli eventi live streaming coinvolgono diversi argomenti dai social media ai videogiochi.

Fiera virtuale

Una fiera virtuale viene organizzata per rispondere alle esigenze di un specifico settore produttivo allo scopo di connettere professionisti tra loro, mostrare nuove tendenze, promuovere prodotti e favorire accordi commerciali e professionali

Stanze virtuali

Le stanze virtuali, o virtual room, sono luoghi che consentono ad un gruppo di persone di conversare e possono includere più thread per argomenti diversi. All’interno di ogni stanza virtuale è disponibile una cronologia per aggiornarsi sullo svolgimento delle conversazioni.

Eventi virtuali: esempio pratico

I Virtual Events sono l’avanguardia della comunicazione. Alcuni tra i più grandi brand del mondo hanno già organizzato eventi digitali di grande impatto.

NBA per esempio offre ai fan la possibilità di un’esperienza virtuale attraverso Together di Microsoft Teams che utilizza una particolare tecnologia per riunire gli utenti in uno sfondo condiviso.

Tomorrowland Around The World — Il Festival Digitale: il festival si è tenuto in Belgio e ha visto la partecipazione di artisti del calibro di Davide Guetta e Katie Perry proponendo inoltre attività, webinar, workshop giochi ed intrattenimento, fuochi d’artificio, effetti speciali, proprio come in un festival reale.

La Milano Fashion week e il Salone internazionale del Libro di Torino hanno optato anch’essi per un’edizione virtuale.

Tra gli eventi virtuali di maggior successo del 2021 non possiamo non citare GECO, fiera virtuale in 3D interamente dedicata alla sostenibilità che ha messo a confronto alcuni tra i protagonisti del settore. Un evento virtuale, sicuro e in linea con il concetto ecofriendy. Sono centinaia gli esempi che potremmo riportare, di manifestazioni diverse, che toccano ambiti e settori distinti e distanti, che dimostrano l’efficacia di questa innovativa forma di comunicazione.

Agenzia organizzazione eventi online

Cambiano le tendenze e gli scenari degli eventi, ci si sposta sempre più verso il digitale e il tecnologico, l’innovazione e la sostenibilità. Ciò che non deve cambiare, mai, è la professionalità, la competenza e la serietà con cui organizzarli. Il web offre molteplici soluzioni per creare e gestire in autonomia i propri eventi digitali, ma affidarsi ad un’agenzia di settore è comunque la scelta migliore.

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